Viele Unternehmen setzen auf computergestützte ERP-Systeme, um ihre betrieblichen Prozesse zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Durch ERP-Systeme sollen Wertschöpfungsprozesse effizienter gestaltet und optimiert werden. Unser IT-Leiter Malte Brandl war bei uns zuständig für die Einführung des Holzapfel-ERP-Systems. Im Interview verrät er, was die Vorteile eines solchen Systems sind – und welche Herausforderungen zu meistern waren.
Herr Brandl, Sie waren für die Implementierung des ERP-Systems bei der Holzapfel-Group verantwortlich. Welche Vorteile ergeben sich für das Unternehmen durch das neue abteilungsübergreifende ERP-System?
Als Dienstleister können und müssen wir mit unserem Know-how glänzen. Und als Dienstleister muss ich meine Prozesse einfach im Griff haben. Der entscheidende Vorteil bei unserem ERP-System ist die zentrale Datenbank, die abteilungsübergreifend genutzt werden kann. Es handelt sich um ein voll-integriertes System im Hintergrund. Dies bedeutet, dass alle Abteilungen mit derselben Datenbank, mit demselben System arbeiten und somit, vergleichbar wie Zahnräder, ineinander greifen und miteinander harmonieren.
Durch das System erkennt man außerdem Details, die vorher nicht bekannt waren und wo wir in der Prozesskette noch Optimierungsbedarf haben. Jede Abteilung kann in Echtzeit Status-Meldungen und Analysen auf Knopfdruck abrufen und hat jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Das bedeutet auch, dass wir jederzeit in der Lage sind, unseren Kunden den aktuellen Stand der verschiedenen Projekte mitzuteilen.
Die Holzapfel-Group ist jahrzehntelang ohne ERP-System ausgekommen. Wäre es nicht eine Option gewesen, auch ohne ERP weiter zu machen?
Ganz klar: Nein. Bisher haben wir mit Insellösungen leben müssen. Jede Abteilung hat mit ihrem eigenen System gearbeitet. Um ein Gesamtbild zu erhalten, mussten Daten deshalb über Schnittstellen transferiert werden. Das bedeutet zwar, dass jeder Bereich Zahlen liefern konnte. Allerdings war das mit manuellem Aufwand für die Erhebung von übergreifenden Zahlen verbunden. Heute greift alles ganz sauber ineinander.
Wie sind Sie bei der Implementierung vorgegangen?
Um ein ERP-System einzuführen, gilt es, die Prozesse in einem Unternehmen zu kennen und auch wirklich zu beherrschen. Wir müssen die Prozesse schließlich genau abbilden, um das bestehende Qualitätsniveau mindestens zu halten, wenn nicht sogar noch zu verbessern. Nachdem wir alle Prozesse genauen Analysen unterzogen haben, haben wir uns für ein vollintegriertes System entschieden, das wir in allen Abteilungen nutzen. Zur Einführung des Systems haben wir uns für eine standardnahe Implementierung entschieden. In der Folge passen wir das System weiter an und optimieren es – oder verändern und optimieren die Arbeitsprozesse, wenn wir entsprechenden Bedarf erkennen.
Und welche Rolle spielten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Holzapfel?
Die Implementierung eines ERP-Systems ist sehr komplex, aufwändig und bedeutet, dass einzelne Abteilungen zweitweise aus dem Tagesgeschäft raus sind. Wichtig war, die Kollegen und Kolleginnen abzuholen und von unserem System zu überzeugen. Für eine ERP-Einführung braucht man Mitarbeiter, die mitziehen und aktiv mitarbeiten.
Ihr System ist jetzt schon seit einiger Zeit im Einsatz. Können Sie schon ein erstes Fazit ziehen?
Wir merken immer mehr, dass das System funktioniert. Wir können Zahlen aus dem System ziehen, die wir vorher nicht hatten.
Zudem können wir mittlerweile die Stellschrauben identifizieren, an denen wir drehen müssen, um unsere Prozesse weiter zu optimieren.
Ein weiterer großer Mehrwert liegt darin, dass wir Ressourcen in der Belegschaft frei bekommen, weil sie überspitzt gesagt nicht mehr zwei Stunden raus aus dem Tagesgeschäft sind, um irgendwelche Daten und Reportings zu liefern. Denn Reportings generiert das System jetzt per Mausklick – oder verschickt automatisch regelmäßig Informationen etwa zum Auftragseingang, Auftragsbestand etc. Die Kolleginnen und Kollegen können sich verstärkt auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Das trägt natürlich auch zur Mitarbeitermotivation bei.
Dann können Sie ja jetzt entspannt die Beine hochlegen, oder?
Ganz im Gegenteil! Neben der kontinuierlichen Optimierung unseres ERP-Systems arbeiten wir bereits an einem neuen spannenden Projekt. Und zwar an einem Lagerverwaltungssystem, das ein echtes Bonbon wird und das wir über Schnittstellen mit unserem ERP-System verknüpfen. Hier wollen wir ein System implementieren, das uns erlaubt, jederzeit eine genaue Auskunft zu bekommen, wo Materialien gerade unterwegs sind. Das uns erlaubt, Materialanforderungen an mobile Endgeräte zu senden. Durch ein Mobile-Device-Management können wir Prozesse sehr schön optimieren, zum Beispiel die Fahrwege in der Logistik.
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